複数のタスクを効率的にこなすポイント

「マルチタスク=生産性が高い」は間違い？

「生産性が高い」と聞くと、マルチタスクでばりばりと仕事を片付けるイメージが先行するかもしれません。しかし、脳の構造的に、マルチタスクはかえって非生産的であるといわれています。複数のタスクを同時に進めると、タスクに応じて頭を切り替えなければいけませんが、この時間がロスに繋がるのです。別のタスクに切り替えるときに集中力が切れてしまい、注意散漫になって、成果物の質にも影響してきます。

結果として1つずつタスクをこなしていくよりも効率が落ちてしまうのです。

複数のタスクを効率的にこなすには？

複数のタスクをこなすには、マルチタスクをするのではなく、「シングルタスクを効率的に終わらせる」ことがカギとなります。

1つのタスクに集中する

複数のタスクが合っても、あれもこれもと手を出しているとマルチタスクになり、効率が下がってしまいます。効率的に複数のタスクをこなすためには、タスクを1つずつ片付けていくことが大切です。

「10分間は集中する」「2時までにこの仕事を終わらせる」など、自分で時間を決めて一気に集中しましょう。また、外部からの音を遮るために、イヤホンをしたり、一人になれる空間に移動するなどして、集中力を高めることもおすすめです。

タスクを中断しない

マルチタスクの効率が落ちる最大の原因は、タスクを中断してしまうことです。仕事をしている最中にメールが来て、それをすぐに確認するといままでのタスクが中断され、再びタスクに集中するまでには時間がかかってしまいます。集中してタスクを終わらせるためにも、メールや通知のチェックは朝・お昼・夕方など時間を決め、決まった時間にチェックしましょう。

タスクが大きすぎて丸1日以上かかるという場合は、作業を細分化することでより集中しやすくなります。

気が逸れそうになったらメモをしておく

いくら仕事に集中していても、ふとアイディアが浮かんでくることがあるかもしれません。仕事に関するアイディアであれ、プライベートなアイディアであれ、思いついたという高揚感でその作業に取り掛かろうとすると、これまでやっていたタスクが中断され、本当にやるべき緊急度の高いタスクの作業効率が著しく落ちてしまいます。

今すぐ手を付けたいという気持ちをぐっとこらえて、思い出せるようにキーワードをメモしておき、タスクが完了した時点でメモを吟味してみましょう。

大切なのは、今やっている作業を中断せず、タスクはまとめてやり遂げることです。